亚博永久官网韦尔斯利学院档案管理政策
1.0介绍和目的
记录由韦尔斯利学院工作人员和教师的管理亚博永久官网角色,因为他们努力完成大学的教育学院的使命是必不可少的有效运行,维护学院的历史,而且,在某些情况下,法律要求。因此正确地管理这些记录是必要的。
本文档的目的是:
•韦尔斯利学院建立档案管理策略;亚博永久官网
•定义关键概念的韦尔斯利学院政策;亚博永久官网和
•描述框架,通过记录管理程序实施这一政策。
2.0政策声明
亚博永久官网韦尔斯利学院承诺履行其行政、财政、法律和历史义务通过系统管理记录中创建的学院的学术和管理操作。记录的管理包括适当的实践组织这些记录,有效归档的记录确定永久或持久的价值,和适当的销毁这些记录被认为没有永久的或持久的价值一旦满足作战需求和没有法律方面的考虑需要保留。
实施这一政策将协助韦尔斯利学院会议操作和法律义务和保护其历史记录。亚博永久官网此外,学院将受益于增加的组织效率这一政策的实施将提供。
这一政策和相关材料开发的一部分记录管理程序将可用韦尔斯利学院社区进行参考。亚博永久官网
3.0范围
本政策适用于所有记录创建在韦尔斯利学院的课程教育和其他活动。亚博永久官网记录由韦尔斯利学院的员工在正常业务过程中,教师的管理角色,韦尔斯亚博永久官网利学院的性质。
4.0权力和责任
总统、军官和大学的高级管理人员负责沟通这一政策学院员工,普遍对这一政策的监督。
档案管理人员负责开发和管理学院档案管理程序,并将帮助员工了解如何实施这个项目。
韦尔斯利学院的全体员工负责管理和维亚博永久官网护记录他们创造符合这个政策和记录管理项目开发的大学。
“记录”的定义
记录是“信息创建、接收和维护作为证据和信息的组织或个人,按照法律义务或事务的业务。”(ISO 15489 - 1:2001 (E)的信息和文档,记录管理第1部分:一般情况下,3.15)
记录由内容而非格式定义。记录包括那些复印件、电子(包括web页面),或任何其他格式的信息可以被检索。
记录包括但不限于大学官方出版物、财政数据,官方信件(包括电子通信),会议记录,报告,以及学生和员工的文件。这一政策的目的,记录定义广泛鼓励考虑创建的所有信息的合理使用和保留的业务。
重要的记录
“关键记录”这些记录决定包含所需基本信息操作连续性灾难性事件。档案管理人员将学院与他人合作,以确定哪些记录被认为是“关键的记录,”和开发程序,保护他们,让他们访问和可用的此类事件后。
5.0政策
5.1保存或处理大学的官方记录
档案管理人员,与学院的法律顾问咨询,将与学院办公室开发记录保留时间表合适每个办公室的环境。
档案管理员负责决定哪些大学记录永久或持久的价值。记录被认为是永久的或持久的价值将被转移到韦尔斯利学院档案定期。亚博永久官网电子记录的永久或持久的价值将存档的方式似乎最好允许未来的可访问性的内容。日常数据备份并不能代替电子记录的归档,永久的或持久的价值。
记录视为没有永久的或持久的价值将保留根据记录保留时间表,并妥善处置中所描述的那些计划一旦停留时间已经结束。
5.2其他政策
本文档的补充政策的收集和保存重要文件,记录,文件采用的韦尔斯利学院董事会授权的韦尔斯利学院档案。亚博永久官网FERPA等其他大学政策、联邦或国家规定可以申请保护信息在某些记录和个人获取信息的权利,包含在特定的记录。
记录管理政策,2008年4月11日,经董事会批准。