随着学院对可持续发展和减少纸张浪费的承诺，以及社区可以轻松地通过电子方式共享信息，人们越来越希望将协议和合同转移到网上。许多这类文件都需要签名，这就是为什么历史上它们都是以纸质形式收集和存储的原因。然而，在与我们的律师讨论了电子签名的合法性后，我们了解到，只要满足以下条件，电子签名是一个可行的选择:
在线表单上必须有明确规定的程序来表明用户同意所显示的文本(例如，勾选复选框，单击按钮，或输入用户的姓名)。
在设计签署程序时，必须清楚地确定签名者签署文件的意图(即，措辞和布局的设计必须使签名者清楚地了解，应用电子签名意味着他们同意该文件)。
系统必须保存签名，并将其附加到已签名文档的存储记录上(或在逻辑上与之关联)。
显示要签署的文件并捕获签名的系统必须安装在认证系统之后，以便该系统能够准确地记录谁在什么时间签署了协议。
由于显示供签署的表格文件的电子版本日后可能会被修改，因此每个不同版本的文件的副本必须以电子方式连同修改日期一并储存。任何特定版本的电子签名必须以一种方式存储，即它必须附加到签名时正在使用的特定版本(或逻辑上与之关联)。这应该能够在需要时检索谁签署了哪个版本的协议。
这些电子签名必须与文件一起存储至少2年，或只要文件有效。存储信息的系统还必须设计成确保文件及其相关签名在未经双方授权的情况下不能随后被更改。