旅费

政策

查看完整的政策从采购部门。
国税局负责计划用于偿还员工旅游费用的大学。通过使用这种方法,一个负责任的大学与美国国税局定义计划因此,补偿没有报告作为员工的收入。
根据一个负责计划,可补偿费用需要符合以下要求:
  • 旅行者必须出具一份声明证明金额,时间,费用的使用和商业目的在合理的时间内(不超过60天)后发生的费用。
  • 员工必须提前返回任何金额超过证实费用后十五天内完成旅行。
所有旅费必须批准授权以外的个人旅行者,包括原始发票的所有支出超过50美元。不需要收据non-grant商务旅行在50美元。如果差旅费用被授予或合同由赞助商提供外部的学院批准的报销必须副控制器赞助研究和赞助商的需求占了上风,因为他们更严格的比学校的差旅政策。

本政策适用于所有旅行包括non-overnight旅行除了教师出国长期研究项目。请见单独的政策对长期教员旅行。

预付现金可能发布旅行在支付前必须实际旅行,即机票和酒店预订。请见单独的旅游发展政策。

学院将偿还个人商务旅行的工具的使用。还款利率每英里设置在每一会计年度的开始,7月1日,使用标准美国国税局里程。目前的速度是每英里0.58美元。

过程

员工应报告旅行支出通过工作日(搜索“创建费用报告”)的60天内旅行完成日期和应付账款处理。请允许3 - 5个工作日进行处理。请参阅采购办公室网站细节差旅政策。适用下列规定:
  1. 报销的费用包括交通、餐饮和住宿。
    • 样品费用不被认为是可收回的洗衣,清洁和紧迫,个人电话、个人娱乐和旅游意外保险。(大学提供100000美元的商务旅行意外死亡保险的教员和管理员工)。
  2. 公共交通报销将基于实际收入(见条款# 3)。
    • 最有效的旅行乘飞机时,报销将限于教练费用。
    • 个人车辆旅行里程费率应报销目前建立的大学,加上停车收费。
    • 报销不得超过商业运输的成本,可用。
    • 两个或两个以上的人一起旅行在同一车辆,只有一个人将报销里程。
    • 租车可补偿成本包括每日租金的紧凑型轿车一个人或一个中型车辆对两个或两个以上的游客,里程费,汽油费用,停车费用和收费。
  3. 原来的酒店,旅行和其他收据必须附加到旅行费用报告,以支持可补偿费用。
    • 在机票的情况下,这是机票的最后一页显示行程和费用(通常称为“旅客收据”)。
    • 如果员工使用大学的旅游订单系统(PT)购买机票,旅客收据应该转发给采购和分配给收购的PT #应该注意在提供的空间旅行费用报告(B行)。
    • 如果吃饭费用包括一个商务会议的成本,国税局法规要求的日期和目的会议,和名字和专业所属的与会者注意。
    • 所有用餐费用的详细详细登录者优先。如果餐厅不提供一个分项比尔的副本,你可以提交信用卡收费收据和国家酒精的金额。所有购买酒精都应该报告账户7848无论基金被起诉。如果没有包含在酒精,只是状态没有酒精的收据。此外,如果费用涵盖餐为他人,请指定业务目的和客人的名字。
  4. 随着网上购物的增加,可能会有实例,一个原始收据是不可用的。当这种情况发生时,可接受的形式的文档将详细登录的费用和付款证明。
    • 详细登录费用包括一个在线打印。
    • 付款证明包括信用卡声明,正面和背面的副本检查,non-itemized现金收据或在线订单确认指示信用卡支付。
  5. 所有业务电话将报销除由个人手机在“免费”分钟计划。
    • 如果你旅行时需要手机,请联系电信部门获得“债权人”手机。
    • 私人电话与家人保持合理的接触也将报销(如安全到来,改变行程)。